AUDITORIA A INVENTARIOS DE LA PAPELERÍA ARAUCA

ALCANCE DE LA AUDITORIA

Esta auditoria fue realizada al programa World Office el cual esta ubicado en la oficina de contabilidad de la empresa. Donde el alcance fue optimizar procesos y procedimientos del área de INVENTARIOS en la cual trabajamos durante los meses de Febrero a mayo del presente año, revisando específicamente las operaciones de traslados de mercancías entre sucursales para que los inventarios cumplan con las necesidades de la empresa.

ü  Evaluación del Sistema de Inventario en operación

ü  flujo de información

ü  procedimientos

ü  documentación

ü  reportes

ü  organización de archivos

ü  controles

ü  utilización del sistema

 NOMBRE DEL COMPONENTE AUDITADO

World Office-Inventarios

OBJETIVO GENERAL

el objetivo  principal de esta auditoría será determinar con exactitud las deficiencias y debilidades del área de inventario dentro de la empresa y conocer las posibles consecuencias de las fallas en el sistema de control interno para así generar las debidas recomendaciones y correctivos necesarios.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

• Comprobar la existencia física de los productos en inventarios y luego hacer una comparación con los productos existente en el programa.
• Comprobar su existencia física Los movimientos del inventarios sean contabilizados‡
• Investigar si hay inventarios pignorados Establecer cuantificación correcta del costo

·         Conocer los controles en el software de inventarios y los procedimientos para el ingreso de los mismos a la hora de dar ingreso o salida a las mercancías.

·         Identificar  si los datos poseen una clasificación estándar y un mecanismo de identificación que permita detectar duplicidad y redundancia dentro de una aplicación y de todas las aplicaciones en general.

·         Evaluar si las personas encargadas de dichos procedimientos tienen acceso al programa de tal forma que puedan  modificar, borrar, alterar o manipular la base de datos del software.

RECURSOS HUMANOS

Las personas encargadas se hacer esta auditoria seran dos, por el tiempo que sea necesario

v  Edith Perez

v  Yesica Ortiz

METODOLOGÍA

Las metodologías de Auditorías utilizadas fueron:

• Estudio preliminar
• Revisión y evaluación de existencias en físico
• Estudio de control.
• Verificación de las existencias de inventarios.

• Revisión de los soportes.

RESPONSABLE DEL PROCESO

Es responsable del proceso la gerente de la empresa Inversiones & Negocios del Oriente S.A, ubicado en la calle 21          N° 19-54. Arauca

PROCEDIMIENTOS QUE INTEGRAN EL PROCESO

ü  Comprobar la existencia real de los inventarios

ü  Cerciorarse que los inventarios se contabilicen correctamente‡

ü  Determinar la relación entre el inventario físico y el inventario según libros.

ü  Confirmación de inventarios

ü  Revisión de eventos subsecuentes que compruebe la existencia de los inventarios a la fecha de los estados financieros

ü  Examen documental de las compras e informes de recepción

ü  Revisión de los registros de control en los departamentos de costos de producción

ü  Los que se consideran necesarios de acuerdo a las circunstancias.

ü  Comparar las unidades contadas según las tarjetas o listados utilizados, con las relaciones de inventario y viceversa.

ü  Comparar las unidades recontadas según pruebas físicas del auditor, con las relaciones de inventario.

ü  Verificar que se utilizaron costos unitarios conforme al método de valoración adoptado.

ü  Verificar las operaciones aritméticas.

ü  Comparar la suma de las relaciones valoradas con los saldos de las cuentas, asegurándose de que se hayan registrado los ajustes resultantes de los inventarios físicos.

ü  Examen de costos unitarios.

REUNIÓN DE APERTURA

La reunión de apertura, se realizó en las oficinas del establecimiento de inversiones & negocios del oriente s.a. el día 20 de febrero de 2012 ubicado en la Calle 21 N° 19-54.

Durante el desarrollo de la reunión de apertura, se presentó   la gerente de la empresa, el contador y los respectivos auditores.

ETAPAS DE TRABAJO

RECOPILACION DE LA INFORMACION

Al iniciar la auditoria lo primero que hicimos fue una entrevista a las personas encargadas del manejar la parte de inventarios y asi mimso a las personas encargadas de ventas.

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS POTENCIALES DE LA AUDITORIA AL SISTEMA DE INVENTARIOS

Se evaluo el metodo que tienen en dicha empresa para ingresar los productos al sistema,asi mismo  los procedimientos realizados en base a los estandares de la empresa y los requerimientos minimos para ejecutar los programas.

RIESGOS	CONTROL
Personas que tienen acceso al programa	Verificar que las personas encargadas de la venta de los prodcutos, es decir darle salida de almacen o bodega, no tengan aceso a los demas parametros del programa para evitar cualquier tipo de alteracion de los productos.
Formas de acceso	Garantizar que los metodos para acceder al programa sean los que el encargado del programa haya dado..
Creacion, modificacion y eliminacion de usuarios del sistema	Solo lo podra hacer las personas administradoras del programa.
Contraseñas	Cada usuario tendra su propia contraseña para asi, solo puedan acceder a los parametros señalados y solo las podra midificar la persona encargada.
Perfil del administrador y usuarios	Identificar las reglas de los usuarios asi como su acceso al programa y su actualizacion.

Posibles riesgos dentro de la configuracion o actualizacion del programa

RIESGO	CONTROL
programacion	Analizar las posibles dificultades o limitantes ya que al haber actualizaiones o modificaciones alteran partes del programa, afectando los inventarios.
Actualización	Verificar cada cuanto se actualiza el programa, para asi evitar alteraciones en el inventario.
Facilidades y apoyo del software	Analizar de que manera aporta agilidad y control para el manejo de los datos.

Salida de información de inventarios

RIESGO	CONTROL
Se puede presentar que la información que arroja el sistema sea suministrada a personas no autorizadas y ajenas a la empresa	Existencia de reglas donde se estipule la confidencialidad de la informacion suministrada por el sistema, tomando las medidas pertinentes para que se lleve a cabo.
Generación de reportes o datos por parte de los usuarios no inesperadas	Diseñar perfiles de usuarios donde se restrinja los datos que pueda suministrar el sistema
Puertos de salida	Contar con varios puertos de salida para mitigar las dificultades que se puedan presentar en caso que se dañe alguno y no estar limitado a un solo puerto de salida.

Se deben evitar riesgos potenciales que pueden afectar la base de datos la cual traerá consecuencias de carácter económico y organizacional de la Boutique.

RIESGO	CONTROL
Bases de datos	Existencia de reglas donde se estipule la confidencialidad de la informacion suministrada por el sistema, tomando las medidas pertinentes para que se lleve a cabo.
capacitacion	Entrenar y capacitar de una manera eficaz al usuario o usuarios de manera que maneje correctamente el programa y pueda actuar en el momento de presentarse dificultades con el mismo.
Pruebas de verificacion	Realizar diferentes pruebas al usuario o usuarios para determinar si esta preparado o no para tener acceso al programa.

OBJETIVOS DE CONTROL

Evaluar la existencia y la aplicación correcta de las politicas de seguridad, del programa.

Hacer  una revision de los manuales (videos) de politica del programa, que los procedimientos de los mismos se encuentren actualizados y que sean claros y que el usuario los comprenda.

PRUEBAS A REALIZAR.

Son los procedimientos que se llevaran a cabo a fin de verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos.  Entre ellas podemos mencionar las siguientes técnicas:

Intentar sacar datos con un dispositivo externo.

Facilidad de accesos a información de confidencialidad (usuarios y claves).

Verificación del usuario

Comprobar que luego de 5 minutos de inactividad los usuarios se bloquee.

OBTENCION DE LOS RESULTADOS.

En esta etapa se obtendrán los resultados que surjan de la aplicación de los procedimientos de control y las pruebas realizadas a fin de poder determinar si se cumple o no con los objetivos de control antes definidos. Los datos obtenidos se registrarán en un formato realizado para cada procedimiento a fin de tener catalogado perfectamente los resultados con el objetivo de facilitar la interpretacion de los mismos y evitar interpretaciones erroneas.

 ENTREGA DEL INFORME AL PROPIETARIO DE LA EMPRESA.

Por ultimo se procede a entregar el informe final a la propietaria de la empresa, explicandole los errores detectados y los que se recomienda hacer para que las cosas mejoren.

CONCLUSION

Una vez auditada la empresa encontramos que hay algunas inconsistencias ya que el programa es nuevo y el personal no está lo suficientemente capacitado para manejarlo. También el sistema cuenta con herramientas indispensables y prácticas para suministrar información precisa y oportuna al usuario, por eso es necesario un buen manejo para tener certeza de lo que se tiene en inventarios.

RECOMENDACIONES

Se le sugiere a la propietaria de INVERSIONES & NEGOCIOS DEL ORIENTE S.A capacitar al personal sobre el programa World Office parque así tenga un mejor, manejo del programa ya que algunos de ellos no tienen el conocimiento suficiente sobre el mismo, evitando  agilidad y un mayor control en los inventarios.

ANEXOS

Redaccion del borrador del informe

Componente auditado:              Area de Inventarios De Inversiones & Negocios Del Oriente S.A.

Fecha de elaboración

de la auditoría:                            Marzo  de 2012

Destinatario:                               Inversiones & Negocios Del Oriente S.A.

Objetivo alcanzado:                   Identificar y evaluar los  posibles riesgos del software Woorld Office en la parte de inventarios

Alcance real:                              identificar los posibles riesgos en el programa de inventarios.

MARCA	JANUS
MODELO	2010
NUMER DE SERIE	J1913-CE1169-91502-796
NOMBRE PROGRAMA	WORLD OFICCE -POS PUNTO DE VENTA
PROBLEMA ENCONTRADO	Dificultad para buscar los artículos de una manera más rápida.
SOLUCION RECOMENDADA	Solicitar al ingeniero encargado elaborar código de barras para todos los productos.

                                                                                                

ENTREVISTA

Entrevista que se les hizo a las personas de la empresa al momento de visitarlos por primera vez.

1. Tienen algún programa de inventarios?

Sí __________________  No ____________________

Cuál?

2. Esta satisfecho con los resultados obtenidos?

Sí __________________  No ____________________

Porque?

3. El control que lleva con su inventarios, cumple sus expectativas?

Sí __________________  No ____________________

Porque?

4. Cree  que el programa de inventarios arroja los resultados esperados?-

Sí __________________  No ____________________

Porque?

5. Ha tenido imprevistos con el programa?

Sí __________________  No ____________________

Porque?

 REGISTRO FOTOGRÁFICO  DEL PROGRAMA

MÉTODOS, TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE AUDITORIA

Las auditorías informáticas se materializan recabando información y documentación de todo tipo. Los informes finales de los auditores dependen de sus capacidades para analizar las situaciones de debilidad o fortaleza de los diferentes entornos. El trabajo de campo del auditor consiste en lograr toda la información necesaria para la emisión de un juicio global objetivo, siempre amparado en hechos demostrables, llamados también evidencias.

para la recolección de datos el auditor podrá utilizar:

• Entrevista
• Encuesta
• Cuestionario
• Observación
• Muestreo
• Inventarios
• Experimentos

Experimentos

Es una de las técnicas que mas ayudan al auditor  a recopilar información, la experimentación es quien lleva a cabo puede participar activamente o no en la observación de fenómenos. En el experimento existe un control directo sobre un factor de los que se va a  analizar.

es un estudio en el cual se manipula intencionalmente uno mas  variables independientes ( supuestas causa antecedentes) y se analizan las consecuencias  que la manipulación tiene sobre una o mas variables dependientes. ( supuestos efecto consecuentes).

los experimentos son una manera directa precisa, confiable y muy valiosa de recolectar datos precisos para una investigación , por lo que en la gran mayoría  de los casos vale la pena  esforzarse por diseñar  un experimento que sea factible, económico y  posible de llevar a cabo. 

en la experimentación, el  investigador participa activamente y,  conforme a un plan de preconcebido, introduce cambios que modifican sistemáticamente  el comportamiento del fenómeno. las modificaciones surgidas se valoran cuantitativa y cualitativamente para analizar las percusiones de esos cambios en el fenómeno observado  y ampliar así su conocimiento.

el objetivo del experimento es:

esclarecer  determinadas leyes, relaciones o detectar  en el objeto una determinada propiedad ; para verificar una hipótesis, una teoría, un modelo. un experimento puede llevarse a cabo con variados fines.

EXPERIMENTOS EXPLORATORIOS 

el objetivo fundamental no es demostrar una hipótesis  si no estudiar las técnicas, métodos y procedimientos que permiten identificar  los elementos que intervienen en el planteamiento general  de la problemática a solucionar. 

EXPERIMENTOS  CONFIRMATIVOS

mediante la experimentación de carácter confirmatorio  se pretende comprobar o en su caso desaprobar, la tesis originalmente planteada, mediante la prueba de la hipótesis establecida y  siguiendo los métodos y procedimientos determinados en la experimentación.

EXPERIMENTOS CRUCIALES

este tipo de experimentación pone a prueba las hipótesis planteadas mediante el concurso  de los conocimientos , teorías y métodos  de investigación que se requieren para llegar a una certeza nueva.

Entrevista

                                             

La Entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno es el que pregunta (entrevistador) y otra la que responde (entrevistado). Estas personas dialogan con arreglo a ciertos esquemas o pautas de un problema o cuestión determinada, teniendo un propósito profesional.

EL ENTREVISTADO

Deberá ser siempre una persona que tenga responsabilidad y conozca el área objeto de la auditoría. El entrevistado es la persona que tiene conocimiento o alguna experiencia importante que transmitir.

EL ENTREVISTADOR

Es el que dirige la Entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la Entrevista.

CARACTERÍSTICAS

• Generalmente sólo dos personas hablan.

• Generalmente hay muchas preguntas y respuestas en torno a un solo tema.

• La entrevista tiene un propósito definido que puede ser: Obtener información,

darla, guiar, dar o recibir indicaciones o recomendaciones, etc.

PROPÓSITOS

Existen cuatro propósitos básicos y principales que cumple la Entrevista en la auditoría:

 Obtener información de los responsables de las operaciones u procesos objeto de la auditoria

 Facilitar la recolección de información

 Establecer un acercamiento con el personal de la entidad, con el que se interactuará durante el proceso de la auditoría (opiniones, sentimientos, comportamientos, etc.)

Permite aclarar preguntas, orientar la investigación y resolver las dificultades que puede encontrar la persona entrevistada. Es una herramienta y una técnica extremadamente flexible, capaz de adaptarse a cualquier condición, situación y personas.

VENTAJAS

 La Entrevista es una técnica eficaz para obtener datos relevantes y significativos

 La información que el entrevistador obtiene a través de la Entrevista es muy superior que cuando se limita a la lectura de respuestas escritas

 A través de la Entrevista se pueden captar los gestos, los tonos de voz, los énfasis, etc., que aportan una importante información sobre el tema y las personas entrevistadas.

DESVENTAJAS

 Limitaciones en la expresión oral por parte del entrevistador y entrevistado.

 Se hace muy difícil nivelar y darle el mismo peso a todas las respuestas, sobre todo a aquellas que provienen de personas que poseen mejor elocuencia verbal, pero con escaso valor informativo o científico.

 Es muy común encontrar personas que mientan, deforman o exageran las respuestas y muchas veces existe un divorcio parcial o total entre lo que se dice y se hace, entre la verdad y lo real.

 Muchas personas se inhiben ante un entrevistador y les cuesta mucho responder con seguridad y fluidez una serie de preguntas.

PREPARACIÓN

• Revisión de la información disponible, acerca del área, actividad o proceso objeto de la auditoría.

• Selección cuidadosa de los entrevistados.

• Elaboración y coordinación del calendario con suficiente anticipación, para asegurar la participación de los entrevistados.

• Determinación del tiempo estimado de duración de la entrevista.

• Determinación del tipo de entrevista a realizar

• Preparación de preguntas específicas y líneas de investigación.

TIPOS DE ENTREVISTA

Entrevista estructurada:

Llamada también formal o estandarizada. Se caracteriza por estar rígidamente estandarizada, se plantean idénticas preguntas y en el mismo orden a varios entrevistados, por ejemplo de una misma área de trabajo o que realizan actividades similares, quienes deben escoger la respuesta entre dos, tres o más alternativas que se les ofrecen.

Para orientar mejor la entrevista se elabora un cuestionario, que contiene todas las

preguntas. Sin embargo, al utilizar este tipo de entrevista el entrevistador tiene limitada libertad para formular preguntas independientes generadas por la interacción personal.

VENTAJAS

 La información es más fácil de procesar, simplificando el análisis comparativo.

 El entrevistador no necesita estar entrenado arduamente en la técnica.

 Hay uniformidad en la información obtenida.

DESVENTAJAS

 Es difícil obtener información confidencial.

 Se limita la posibilidad de profundizar en un tema que emerja durante la Entrevista.

Entrevista no estructurada:

Es más flexible y abierta, aunque los objetivos de la investigación rigen a las preguntas, su contenido, orden, profundidad y formulación se encuentran por entero en manos del entrevistador. Si bien el entrevistador; sobre la base del problema, los objetivos y las variables; elabora las preguntas antes de realizar la entrevista, modifica el orden, la forma de encauzar las preguntas o su formulación para adaptarlas a las diversas situaciones y características particulares de los sujetos de estudio.

VENTAJAS

 Es adaptable y susceptible de aplicarse a toda clase de sujetos en situaciones diversas.

 Permite profundizar en temas de interés.

 Orienta posibles hipótesis y variables cuando se exploran áreas nuevas.

DESVENTAJAS

 Se requiere de mayor tiempo.

 Es más costoso por la inversión de tiempo de los entrevistadores.

 Se dificulta la tabulación de los datos.

 Se requiere mucha habilidad técnica para obtener la información y mayor conocimiento del tema.

TIPOS DE PREGUNTA

PREGUNTAS PRELIMINARES O INTRODUCTORIAS:

Son usadas por el entrevistador con dos propósitos principales: informarle al entrevistado acerca del objetivo y del proceso de la entrevista y obtener de este verbalmente un acuerdo de cooperación durante la entrevista. Son de carácter general y pueden tocar especialidad, antigüedad en la entidad y en el puesto, etc. Luego de haber establecido el clima propicio se pasará a utilizar las preguntas diseñadas y posibilitar así un mayor diálogo.

PREGUNTAS INFORMATIVAS:

Una vez que el formato apropiado de la entrevista está establecido, el entrevistador entonces trata de obtener la información verdadera sobre el tema de interés para la auditoría. Hay esencialmente tres tipos de preguntas que pueden ser hechas: cerradas, abiertas y deliberadas (con el propósito de obtener una respuesta esperada).

• Preguntas Cerradas

Esta forma de pregunta es la que se puede contestar con un “si” o un “no”. Generalmente, una pregunta limitada debería evitarse porque no invita a discusión y falla al no indicar qué está pensando el entrevistado. Cuando se usa, la pregunta cerrada debería estar seguida por: “¿por qué?”, “¿cómo?” o “¿dónde?”, para que a la persona que responda se le exija explicar sus puntos de vista.

En una entrevista, estas preguntas son hechas de forma cerrada con el propósito de reconfirmar los hechos, obtener información no obtenida previamente, obtener nueva evidencia, y mantener una buena relación con el entrevistado.

• Preguntas abiertas

Esta forma de pregunta exige elaboración: ej: ¿Cómo se realiza esta actividad?. Estas preguntas pueden tomar dos formas: pregunta directa o pregunta indirecta.

PREGUNTAS DE EVALUACIÓN O DE ANÁLISIS:

Cada tipo de pregunta es usada en una secuencia lógica, para maximizar el desarrollo de la información. Si el entrevistador tiene razón para creer que el entrevistado no está siendo honesto, entonces puede hacer preguntas de evaluación o de análisis. Asimismo, Por medio de la observación de las reacciones del entrevistado a estas preguntas, el entrevistador puede evaluar la credibilidad del entrevistado con algún grado de precisión.

Estas evaluaciones podrían ser la base que el entrevistador decida acerca de realizar preguntas de admisión para obtener evidencia acerca de un hecho irregular.

PREGUNTAS DE ADMISIÓN O DE DECLARACIÓN:

Las preguntas de admisión o de declaración están reservadas específicamente cuando se tiene evidencia razonable acerca la existencia de hechos irregulares o deficiencias manifiestas en la actividad u proceso objeto de la auditoría. Estas preguntas no deben violar los derechos y libertades de la persona que está siendo entrevistada.

CARACTERÍSTICAS DE LAS BUENAS PREGUNTAS

La gran herramienta a que podemos echar mano para comunicarnos y obtener información es la pregunta. Pero no se trata aquí de formular cualquier pregunta ni hacerlo de cualquier modo, ni en cualquier momento de la conversación. La pregunta se inserta dentro de una verdadera secuencia comunicacional, una cadena o secuencia de comunicación entre dos o más personas, con un objetivo determinado. Las buenas preguntas usualmente tienen las siguientes características:

a) Reto

Las preguntas deben hacer que el entrevistado piense, describa, relacione y concluya sobre las operaciones objeto de la entrevista. Las preguntas no deben ser tan fáciles como para que las respuestas sean obvias para el entrevistado.

b) Brevedad

Las preguntas deberían incluir solamente las palabras necesarias para expresar el problema, pero que sean lo suficientemente completas para eliminar cualquier posibilidad de malentendidos.

c) Claridad

Las preguntas deben decirse con lenguaje simple, preciso. Deben diseñarse para obtener información sobre el objeto de la auditoría.

d) Relevancia

Las preguntas deben hacerse con un propósito definido en mente. Se deben evitar las preguntas tramposas o trucos.

e) Énfasis en los puntos principales

Las preguntas deben construirse alrededor del punto central del objetivo de la entrevista, haciendo énfasis en aquellos puntos que el auditor considera son claves para el desarrollo de la auditoría.

NORMAS PARA LA ENTREVISTA

Para llevar a cabo una buena Entrevista es necesario tener en cuenta las siguientes normas:

1. AL INICIAR LA ENTREVISTA

 Preséntese de forma amistosa

 Dé una visión general de los temas que se cubrirán en la entrevista.

 Inicie con preguntas amplias y generales.

2. DURANTE LA ENTREVISTA

 Mantenga una relación amable y relajada.

 Aborde gradualmente al entrevistado, creando una corriente de amistad, identificación y cordialidad.

 Ayude al entrevistado para que se sienta seguro y locuaz.

 Déjelo concluir su relato, ayúdelo luego a completarlo concretando hechos y responsables.

 Sondee las respuestas para obtener más información.

 Procure formular las preguntas con frases fácilmente comprensibles, evite formulaciones embarazosas con carácter personal o privado.

 Actúe con espontaneidad y franqueza, y no con astucias o rodeos.

 Parafrasee con frecuencia para asegurar comprensión.

 Evite hacer preguntas que sólo requieran un sí o un no como respuesta, excepto para clarificar un punto.

 Lleve la conversación de forma fluida.

3. AL FINALIZAR LA ENTREVISTA

 Ofrezca la oportunidad para comentarios que necesiten elaboración o no preguntados durante la entrevista.

 Agradezca al entrevistado por su tiempo e información.

 Informe al entrevistado cómo se usarán los datos.

 Tome en cuenta las inquietudes Del entrevistado.

 Algunas veces podría continuar haciendo otra entrevista, logre el consentimiento para esta posibilidad.