Auditoria de Sistemas: AUDITORIA A INVENTARIOS DE LA PAPELERÍA ARAUCA

ALCANCE DE LA AUDITORIA

Esta auditoria fue realizada al programa World Office el cual esta ubicado en la oficina de contabilidad de la empresa. Donde el alcance fue optimizar procesos y procedimientos del área de INVENTARIOS en la cual trabajamos durante los meses de Febrero a mayo del presente año, revisando específicamente las operaciones de traslados de mercancías entre sucursales para que los inventarios cumplan con las necesidades de la empresa.

ü Evaluación del Sistema de Inventario en operación

ü flujo de información

ü procedimientos

ü documentación

ü reportes

ü organización de archivos

ü controles

ü utilización del sistema

NOMBRE DEL COMPONENTE AUDITADO

World Office-Inventarios

OBJETIVO GENERAL

el objetivo principal de esta auditoría será determinar con exactitud las deficiencias y debilidades del área de inventario dentro de la empresa y conocer las posibles consecuencias de las fallas en el sistema de control interno para así generar las debidas recomendaciones y correctivos necesarios.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Comprobar la existencia física de los productos en inventarios y luego hacer una comparación con los productos existente en el programa.
Comprobar su existencia física Los movimientos del inventarios sean contabilizados‡
Investigar si hay inventarios pignorados Establecer cuantificación correcta del costo

· Conocer los controles en el software de inventarios y los procedimientos para el ingreso de los mismos a la hora de dar ingreso o salida a las mercancías.

· Identificar si los datos poseen una clasificación estándar y un mecanismo de identificación que permita detectar duplicidad y redundancia dentro de una aplicación y de todas las aplicaciones en general.

· Evaluar si las personas encargadas de dichos procedimientos tienen acceso al programa de tal forma que puedan modificar, borrar, alterar o manipular la base de datos del software.

RECURSOS HUMANOS

Las personas encargadas se hacer esta auditoria seran dos, por el tiempo que sea necesario

v Edith Perez

v Yesica Ortiz

METODOLOGÍA

Las metodologías de Auditorías utilizadas fueron:

Estudio preliminar
Revisión y evaluación de existencias en físico
Estudio de control.
Verificación de las existencias de inventarios.

Revisión de los soportes.

RESPONSABLE DEL PROCESO

Es responsable del proceso la gerente de la empresa Inversiones & Negocios del Oriente S.A, ubicado en la calle 21 N° 19-54. Arauca

PROCEDIMIENTOS QUE INTEGRAN EL PROCESO

ü Comprobar la existencia real de los inventarios

ü Cerciorarse que los inventarios se contabilicen correctamente‡

ü Determinar la relación entre el inventario físico y el inventario según libros.

ü Confirmación de inventarios

ü Revisión de eventos subsecuentes que compruebe la existencia de los inventarios a la fecha de los estados financieros

ü Examen documental de las compras e informes de recepción

ü Revisión de los registros de control en los departamentos de costos de producción

ü Los que se consideran necesarios de acuerdo a las circunstancias.

ü Comparar las unidades contadas según las tarjetas o listados utilizados, con las relaciones de inventario y viceversa.

ü Comparar las unidades recontadas según pruebas físicas del auditor, con las relaciones de inventario.

ü Verificar que se utilizaron costos unitarios conforme al método de valoración adoptado.

ü Verificar las operaciones aritméticas.

ü Comparar la suma de las relaciones valoradas con los saldos de las cuentas, asegurándose de que se hayan registrado los ajustes resultantes de los inventarios físicos.

ü Examen de costos unitarios.

REUNIÓN DE APERTURA

La reunión de apertura, se realizó en las oficinas del establecimiento de inversiones & negocios del oriente s.a. el día 20 de febrero de 2012 ubicado en la Calle 21 N° 19-54.

Durante el desarrollo de la reunión de apertura, se presentó la gerente de la empresa, el contador y los respectivos auditores.

ETAPAS DE TRABAJO

RECOPILACION DE LA INFORMACION

Al iniciar la auditoria lo primero que hicimos fue una entrevista a las personas encargadas del manejar la parte de inventarios y asi mimso a las personas encargadas de ventas.

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS POTENCIALES DE LA AUDITORIA AL SISTEMA DE INVENTARIOS

Se evaluo el metodo que tienen en dicha empresa para ingresar los productos al sistema,asi mismo los procedimientos realizados en base a los estandares de la empresa y los requerimientos minimos para ejecutar los programas.

RIESGOS	CONTROL
Personas que tienen acceso al programa	Verificar que las personas encargadas de la venta de los prodcutos, es decir darle salida de almacen o bodega, no tengan aceso a los demas parametros del programa para evitar cualquier tipo de alteracion de los productos.
Formas de acceso	Garantizar que los metodos para acceder al programa sean los que el encargado del programa haya dado..
Creacion, modificacion y eliminacion de usuarios del sistema	Solo lo podra hacer las personas administradoras del programa.
Contraseñas	Cada usuario tendra su propia contraseña para asi, solo puedan acceder a los parametros señalados y solo las podra midificar la persona encargada.
Perfil del administrador y usuarios	Identificar las reglas de los usuarios asi como su acceso al programa y su actualizacion.

Posibles riesgos dentro de la configuracion o actualizacion del programa

RIESGO	CONTROL
programacion	Analizar las posibles dificultades o limitantes ya que al haber actualizaiones o modificaciones alteran partes del programa, afectando los inventarios.
Actualización	Verificar cada cuanto se actualiza el programa, para asi evitar alteraciones en el inventario.
Facilidades y apoyo del software	Analizar de que manera aporta agilidad y control para el manejo de los datos.

Salida de información de inventarios

RIESGO	CONTROL
Se puede presentar que la información que arroja el sistema sea suministrada a personas no autorizadas y ajenas a la empresa	Existencia de reglas donde se estipule la confidencialidad de la informacion suministrada por el sistema, tomando las medidas pertinentes para que se lleve a cabo.
Generación de reportes o datos por parte de los usuarios no inesperadas	Diseñar perfiles de usuarios donde se restrinja los datos que pueda suministrar el sistema
Puertos de salida	Contar con varios puertos de salida para mitigar las dificultades que se puedan presentar en caso que se dañe alguno y no estar limitado a un solo puerto de salida.

Se deben evitar riesgos potenciales que pueden afectar la base de datos la cual traerá consecuencias de carácter económico y organizacional de la Boutique.

RIESGO	CONTROL
Bases de datos	Existencia de reglas donde se estipule la confidencialidad de la informacion suministrada por el sistema, tomando las medidas pertinentes para que se lleve a cabo.
capacitacion	Entrenar y capacitar de una manera eficaz al usuario o usuarios de manera que maneje correctamente el programa y pueda actuar en el momento de presentarse dificultades con el mismo.
Pruebas de verificacion	Realizar diferentes pruebas al usuario o usuarios para determinar si esta preparado o no para tener acceso al programa.

OBJETIVOS DE CONTROL

Evaluar la existencia y la aplicación correcta de las politicas de seguridad, del programa.

Hacer una revision de los manuales (videos) de politica del programa, que los procedimientos de los mismos se encuentren actualizados y que sean claros y que el usuario los comprenda.

PRUEBAS A REALIZAR.

Son los procedimientos que se llevaran a cabo a fin de verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos. Entre ellas podemos mencionar las siguientes técnicas:

Intentar sacar datos con un dispositivo externo.

Facilidad de accesos a información de confidencialidad (usuarios y claves).

Verificación del usuario

Comprobar que luego de 5 minutos de inactividad los usuarios se bloquee.

OBTENCION DE LOS RESULTADOS.

En esta etapa se obtendrán los resultados que surjan de la aplicación de los procedimientos de control y las pruebas realizadas a fin de poder determinar si se cumple o no con los objetivos de control antes definidos. Los datos obtenidos se registrarán en un formato realizado para cada procedimiento a fin de tener catalogado perfectamente los resultados con el objetivo de facilitar la interpretacion de los mismos y evitar interpretaciones erroneas.

ENTREGA DEL INFORME AL PROPIETARIO DE LA EMPRESA.

Por ultimo se procede a entregar el informe final a la propietaria de la empresa, explicandole los errores detectados y los que se recomienda hacer para que las cosas mejoren.

CONCLUSION

Una vez auditada la empresa encontramos que hay algunas inconsistencias ya que el programa es nuevo y el personal no está lo suficientemente capacitado para manejarlo. También el sistema cuenta con herramientas indispensables y prácticas para suministrar información precisa y oportuna al usuario, por eso es necesario un buen manejo para tener certeza de lo que se tiene en inventarios.

RECOMENDACIONES

Se le sugiere a la propietaria de INVERSIONES & NEGOCIOS DEL ORIENTE S.A capacitar al personal sobre el programa World Office parque así tenga un mejor, manejo del programa ya que algunos de ellos no tienen el conocimiento suficiente sobre el mismo, evitando agilidad y un mayor control en los inventarios.

ANEXOS

Redaccion del borrador del informe

Componente auditado: Area de Inventarios De Inversiones & Negocios Del Oriente S.A.

Fecha de elaboración

de la auditoría: Marzo de 2012

Destinatario: Inversiones & Negocios Del Oriente S.A.

Objetivo alcanzado: Identificar y evaluar los posibles riesgos del software Woorld Office en la parte de inventarios

Alcance real: identificar los posibles riesgos en el programa de inventarios.

MARCA	JANUS
MODELO	2010
NUMER DE SERIE	J1913-CE1169-91502-796
NOMBRE PROGRAMA	WORLD OFICCE -POS PUNTO DE VENTA
PROBLEMA ENCONTRADO	Dificultad para buscar los artículos de una manera más rápida.
SOLUCION RECOMENDADA	Solicitar al ingeniero encargado elaborar código de barras para todos los productos.

ENTREVISTA

Entrevista que se les hizo a las personas de la empresa al momento de visitarlos por primera vez.

Tienen algún programa de inventarios?