La
Entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno es el
que pregunta (entrevistador) y otra la que responde (entrevistado). Estas
personas dialogan con arreglo a ciertos esquemas o pautas de un problema o
cuestión determinada, teniendo un propósito profesional.
EL ENTREVISTADO
Deberá
ser siempre una persona que tenga responsabilidad y conozca el área objeto de
la auditoría. El entrevistado es la persona que tiene conocimiento o alguna
experiencia importante que transmitir.
EL ENTREVISTADOR
Es
el que dirige la Entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado
el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la Entrevista.
CARACTERÍSTICAS
•
Generalmente sólo dos personas hablan.
•
Generalmente hay muchas preguntas y respuestas en torno a un solo tema.
•
La entrevista tiene un propósito definido que puede ser: Obtener información,
darla,
guiar, dar o recibir indicaciones o recomendaciones, etc.
PROPÓSITOS
Existen
cuatro propósitos básicos y principales que cumple la Entrevista en la
auditoría:
Obtener información de los responsables de las operaciones u procesos objeto de
la
Facilitar la recolección de información
Establecer un acercamiento con el personal de la entidad, con el que se interactuará
durante el proceso de la auditoría (opiniones, sentimientos, comportamientos,
etc.)
Permite
aclarar preguntas, orientar la investigación y resolver las dificultades que
puede encontrar la persona entrevistada. Es una herramienta y una técnica
extremadamente flexible, capaz de adaptarse a cualquier condición, situación y
personas.
VENTAJAS
La
Entrevista es una técnica eficaz para obtener datos relevantes y significativos
La
información que el entrevistador obtiene a través de la Entrevista es muy superior
que cuando se limita a la lectura de respuestas escritas
A
través de la Entrevista se pueden captar los gestos, los tonos de voz, los énfasis,
etc., que aportan una importante información sobre el tema y las personas
entrevistadas.
DESVENTAJAS
Limitaciones en la expresión oral por parte del entrevistador y entrevistado.
Se
hace muy difícil nivelar y darle el mismo peso a todas las respuestas, sobre
todo a aquellas que provienen de personas que poseen mejor elocuencia verbal,
pero con escaso valor informativo o científico.
Es
muy común encontrar personas que mientan, deforman o exageran las respuestas y
muchas veces existe un divorcio parcial o total entre lo que se dice y se hace,
entre la verdad y lo real.
Muchas personas se inhiben ante un entrevistador y les cuesta mucho responder
con seguridad y fluidez una serie de preguntas.
PREPARACIÓN
•
Revisión de la información disponible, acerca del área, actividad o proceso
objeto de la auditoría.
•
Selección cuidadosa de los entrevistados.
•
Elaboración y coordinación del calendario con suficiente anticipación, para asegurar
la participación de los entrevistados.
•
Determinación del tiempo estimado de duración de la entrevista.
•
Determinación del tipo de entrevista a realizar
•
Preparación de preguntas específicas y líneas de investigación.
TIPOS DE ENTREVISTA
Entrevista estructurada:
Llamada
también formal o estandarizada. Se caracteriza por estar rígidamente estandarizada,
se plantean idénticas preguntas y en el mismo orden a varios entrevistados, por
ejemplo de una misma área de trabajo o que realizan actividades similares,
quienes deben escoger la respuesta entre dos, tres o más alternativas que se
les ofrecen.
Para
orientar mejor la entrevista se elabora un cuestionario, que contiene todas las
preguntas.
Sin embargo, al utilizar este tipo de entrevista el entrevistador tiene
limitada libertad para formular preguntas independientes generadas por la
interacción personal.
VENTAJAS
La
información es más fácil de procesar, simplificando el análisis comparativo.
El
entrevistador no necesita estar entrenado arduamente en la técnica.
Hay
uniformidad en la información obtenida.
DESVENTAJAS
Es
difícil obtener información confidencial.
Se
limita la posibilidad de profundizar en un tema que emerja durante la
Entrevista.
Entrevista no estructurada:
Es
más flexible y abierta, aunque los objetivos de la investigación rigen a las
preguntas, su contenido, orden, profundidad y formulación se encuentran por
entero en manos del entrevistador. Si bien el entrevistador; sobre la base del
problema, los objetivos y las variables; elabora las preguntas antes de
realizar la entrevista, modifica el orden, la forma de encauzar las preguntas o
su formulación para adaptarlas a las diversas situaciones y características
particulares de los sujetos de estudio.
VENTAJAS
Es
adaptable y susceptible de aplicarse a toda clase de sujetos en situaciones diversas.
Permite profundizar en temas de interés.
Orienta posibles hipótesis y variables cuando se exploran áreas nuevas.
DESVENTAJAS
Se
requiere de mayor tiempo.
Es más
costoso por la inversión de tiempo de los entrevistadores.
Se
dificulta la tabulación de los datos.
Se
requiere mucha habilidad técnica para obtener la información y mayor conocimiento
del tema.
TIPOS DE PREGUNTA
PREGUNTAS PRELIMINARES O
INTRODUCTORIAS:
Son
usadas por el entrevistador con dos propósitos principales: informarle al
entrevistado acerca del objetivo y del proceso de la entrevista y obtener de
este verbalmente un acuerdo de cooperación durante la entrevista. Son de
carácter general y pueden tocar especialidad, antigüedad en la entidad y en el
puesto, etc. Luego de haber establecido el clima propicio se pasará a utilizar
las preguntas diseñadas y posibilitar así un mayor diálogo.
PREGUNTAS INFORMATIVAS:
Una
vez que el formato apropiado de la entrevista está establecido, el
entrevistador entonces trata de obtener la información verdadera sobre el tema
de interés para la auditoría. Hay esencialmente tres tipos de preguntas que
pueden ser hechas: cerradas, abiertas y deliberadas (con el propósito de
obtener una respuesta esperada).
• Preguntas Cerradas
Esta
forma de pregunta es la que se puede contestar con un “si” o un “no”.
Generalmente, una pregunta limitada debería evitarse porque no invita a
discusión y falla al no indicar qué está pensando el entrevistado. Cuando se
usa, la pregunta cerrada debería estar seguida por: “¿por qué?”, “¿cómo?” o
“¿dónde?”, para que a la persona que responda se le exija explicar sus puntos
de vista.
En
una entrevista, estas preguntas son hechas de forma cerrada con el propósito de
reconfirmar los hechos, obtener información no obtenida previamente, obtener
nueva evidencia, y mantener una buena relación con el entrevistado.
• Preguntas abiertas
Esta
forma de pregunta exige elaboración: ej: ¿Cómo se realiza esta actividad?.
Estas preguntas pueden tomar dos formas: pregunta directa o pregunta indirecta.
PREGUNTAS DE EVALUACIÓN O DE
ANÁLISIS:
Cada
tipo de pregunta es usada en una secuencia lógica, para maximizar el desarrollo
de la información. Si el entrevistador tiene razón para creer que el
entrevistado no está siendo honesto, entonces puede hacer preguntas de
evaluación o de análisis. Asimismo, Por medio de la observación de las
reacciones del entrevistado a estas preguntas, el entrevistador puede evaluar
la credibilidad del entrevistado con algún grado de precisión.
Estas
evaluaciones podrían ser la base que el entrevistador decida acerca de realizar
preguntas de admisión para obtener evidencia acerca de un hecho irregular.
PREGUNTAS DE ADMISIÓN O DE
DECLARACIÓN:
Las
preguntas de admisión o de declaración están reservadas específicamente cuando
se tiene evidencia razonable acerca la existencia de hechos irregulares o
deficiencias manifiestas en la actividad u proceso objeto de la auditoría.
Estas preguntas no deben violar los derechos y libertades de la persona que
está siendo entrevistada.
CARACTERÍSTICAS DE LAS
BUENAS PREGUNTAS
La
gran herramienta a que podemos echar mano para comunicarnos y obtener información
es la pregunta. Pero no se trata aquí de formular cualquier pregunta ni hacerlo
de cualquier modo, ni en cualquier momento de la conversación. La pregunta se inserta
dentro de una verdadera secuencia comunicacional, una cadena o secuencia de comunicación
entre dos o más personas, con un objetivo determinado. Las buenas preguntas
usualmente tienen las siguientes características:
a) Reto
Las
preguntas deben hacer que el entrevistado piense, describa, relacione y
concluya sobre las operaciones objeto de la entrevista. Las preguntas no deben
ser tan fáciles como para que las respuestas sean obvias para el entrevistado.
b) Brevedad
Las
preguntas deberían incluir solamente las palabras necesarias para expresar el problema,
pero que sean lo suficientemente completas para eliminar cualquier posibilidad de
malentendidos.
c) Claridad
Las
preguntas deben decirse con lenguaje simple, preciso. Deben diseñarse para
obtener información sobre el objeto de la auditoría.
d) Relevancia
Las
preguntas deben hacerse con un propósito definido en mente. Se deben evitar las
preguntas tramposas o trucos.
e) Énfasis en los puntos
principales
Las
preguntas deben construirse alrededor del punto central del objetivo de la
entrevista, haciendo énfasis en aquellos puntos que el auditor considera son
claves para el desarrollo de la auditoría.
NORMAS PARA LA ENTREVISTA
Para
llevar a cabo una buena Entrevista es necesario tener en cuenta las siguientes normas:
1. AL INICIAR LA ENTREVISTA
Preséntese de forma amistosa
Dé
una visión general de los temas que se cubrirán en la entrevista.
Inicie con preguntas amplias y generales.
2. DURANTE LA ENTREVISTA
Mantenga una relación amable y relajada.
Aborde gradualmente al entrevistado, creando una corriente de amistad, identificación
y cordialidad.
Ayude al entrevistado para que se sienta seguro y locuaz.
Déjelo concluir su relato, ayúdelo luego a completarlo concretando hechos y responsables.
Sondee las respuestas para obtener más información.
Procure formular las preguntas con frases fácilmente comprensibles, evite formulaciones
embarazosas con carácter personal o privado.
Actúe con espontaneidad y franqueza, y no con astucias o rodeos.
Parafrasee con frecuencia para asegurar comprensión.
Evite hacer preguntas que sólo requieran un sí o un no como respuesta, excepto
para clarificar un punto.
Lleve la conversación de forma fluida.
3. AL FINALIZAR LA
ENTREVISTA
Ofrezca la oportunidad para comentarios que necesiten elaboración o no preguntados
durante la entrevista.
Agradezca al entrevistado por su tiempo e información.
Informe al entrevistado cómo se usarán los datos.
Tome en cuenta las inquietudes Del entrevistado.
Algunas veces podría continuar haciendo otra entrevista, logre el consentimiento
para esta posibilidad.
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